Om romreservasjonssystemet og nettstedet

Denne siden inneholder informasjon om hvordan du får tilgang til sameiets interne sider og benytter det nettbaserte romreservasjonssystemet for å reservere plass i Casa Margarita. Informasjonen er organisert som en liste med spørsmål. Klikk på et spørsmål for å hoppe til svaret.

Dersom du er medlem av sameiet og har spørsmål vedrørende romreservasjons­systemet som du ikke finner svar på nedenfor kan du ta kontakt med Gisle.

Kom i gang

Bestilling

Betaling

Administrasjon

Diverse

(Det finnes også en egen side med svar på mer generelle spørsmål om sameiet.)

Kom i gang

Hvor finner jeg romreservasjonssystemet?

Sameiets nettsted har nettadressen (URL) http://roomsaxs.com/.

For å få tilgang til romreservasjonssystemet må du først logge deg inn på nettstedet på overnevnte URL. For å logge på oppgir du din epost-adresse og et passord. Du gjør dette ved å klikke på teksten «Logg inn» som befinner seg i hovedmenyen til høyre på nettsiden http://roomsaxs.com/.

Eiere (dvs. medlemmer av sameiet) og evt. ektefelle/samboer er registrert i systemet med den epost-adressen du/dere har oppgitt til webmaster. Denne epost-adressen skal fylles inn i feltet «Epost-adresse» på påloggingssiden. I feltet «Passord» skal du oppgi ditt personlige passord. (Dersom du ikke vet hva ditt personlige pasord er, så les svaret under neste spørsmål.) En mer detaljert beskrivelse av påloggingsprosedyren er beskrevet i svaret på spørsmålet: Hvordan logger jeg meg på?

Etter at du har logget på du til en ny nettside med en toppmeny der du finner en knapp med teksten «romreservasjon». Klikker du på denne kommer du inn i et ruteark («kalenderen») med med datoer og rom som eiere kan benytte for å bestille rom på Casa Margarita. Hvordan du går fram for å bestille rom er beskrevet i svaret på spørsmålet: Hvordan bestiller jeg et rom?

Hvordan får jeg passord til nettsidene?

Forutsatt at du er registrert som medlem av sameiet og er registrert med en gyldig epost-adresse går du fram som følger for å få tilsendt ditt personlige passord:

  1. Start nettleseren på en datamaskin koblet til Internett.
  2. Gå til startsiden (http://roomsaxs.com/).
  3. Klikk på teksten «Logg inn» som du finner i hovedmenyen i høyre marg (når du ikke allerede er innlogget).
  4. Se under overskriften «Andre alternativer:», og finn setningen: «Jeg har ikke passordet, vennligst send meg et nytt passord». Klikk på «vennligst send meg et nytt passord».
  5. Du skal nå få opp en side for å bestille et nytt passord. Du trenger bare å oppgi din epost-adresse, og deretter klikke på knappen «Send epost».
  6. Dersom epost-adressen du oppga er den samme som den du er registrert med, så vil det bli generert et nytt passord og instruksjoner som vil bli sendt til denne epost-adressen.
  7. Du bør motta denne eposten ganske umiddelbart (innen fem minutter). Les og følg instruksjonene i eposten om hvordan du aktiverer det nye passordet.

Passordet er strengt personlig. Det er ikke lov å oppgi dette til utenforstående (barn, venner) for at disse skal kunne bestille rom.

NB: Dersom du får beskjed om at adressen du har oppgitt er ukjent, så kan du få hjelp dersom du fyller ut et eget skjema der du oppgir en fungerende epost-adresse.

Hvordan logger jeg meg på?

Forutsatt at du har en gyldig epost-adresse og et passord går du fram som følger for å logge deg på systemet:

  1. Start nettleseren på en datamaskin koblet til Internett (dersom du ikke allerede har gjort dette).
  2. Gå til startsiden (http://roomsaxs.com/).
  3. Klikk på teksten «Logg inn» som du finner i hovedmenyen i høyre marg (når du ikke allerede er innlogget).
  4. Fyll ut de to feltene merket med hhv. «Epost-adresse:» og «Passord:» med din epost-adresse og passord. Klikk deretter på den lyseblå knappen merket «Logg inn».

Dersom du oppgir en gyldig og epost-adresse vil dette føre til at du blir logget på systemet. At du er logget på vil blant annet vise seg ved at toppmenyen vil ha valgene «for eiere» og «romreservasjon», som ikke er synlig dersom man ikke er logget på. Etter at du er logget på vil du ha tilgang sider forbeholdt sameiets medlemmer og du vil også ha tilgang til romreservasjonssystemet. Du vil også ha mulighet til å skrive notiser på nettsidene ved å klikke på teksten «Skriv en notis» i hovedmenyen til høyre.

NB: Dersom du eller din ektefelle/partner ikke er registrert med en epost-adresse, eller du får beskjed «Ingen slik epost-adresse eller passord», så kan du få hjelp dersom du fyller ut et eget skjema der du oppgir en fungerende epost-adresse.

Dersom du ikke har fått, eller ikke husker, ditt passord, så finner du svaret på hvordan man skaffer seg et fungerende passord under forrige spørsmål.

Bestilling

Hvordan bestiller jeg et rom?

Kjernen i systemet for å bestille rom er kalenderen. Du kommer inn i kalenderen fra siden for rombestilling ved å klikke på fanen «rombestilling» i toppmenyen (kun synlig dersom man er innlogget).

Kalenderen gir oversikt over beleggsituasjonen for Casa Margarita for en enkelt måned. Kalenderen viser en linje pr. dag. For soverommene finnes det for hver dag elleve bestillingsfelt, fordelt på to regulære bestillingsfelt (markert som 101 og 102), to testfelt (markert som test1 og test2) og sju felter på en «venteliste» (de siste markert med en vl i feltnummeret). Tallet i parantes etter romnummeret viser antall sengeplasser. Ventelista benyttes blant annet til bookinger til familie og venner som reiser alene, og kan også brukes til å markere ønske om rom for eiere (i tilfelle det blir avbestillinger) når samtlige regulære reservasjonsfelt er opptatt.

Når det er omtrent 90 dager til ankomst vil bookingansvarlig flytte bestillinger fra ventelista og til en ledig plass i det ordinære bestillingsfeltet.

Ledige bestillingsfelt har et lite plusstegn (+) i seg.

Reserverte bestillingsfelt har en fargekode (lyserød for seminarer, lysegrønne for eiere, turkis for familie og blå for venner som reiser sammen med eiere og gule for venner som reiser alene).

Blå kategori (venner som reiser sammen med eiere) skal kun benyttes dersom eiere selv er til stede i huset. Dersom eieren selv ikke er tilstede (f.eks. fordi det er eiers voksne barn som har med seg venner til Spania), skal gul kategori (venner som reiser alene) brukes for venners opphold.

 
Fargekoder:
Seminar eller langtidsopphold Eiere Familie av eiere Venner med eiere Venner som reiser alene

Hver bestilling er merket med et bestillingsnummer, og initialene til den som har foretatt bestillingen.

For å bestille et eller flere rom går du først til den måneden du ønsker å bestille i. Det finnes en meny øverst på siden som lar deg velge måned (og år).

For å bestille et rom klikker du på det lille plusstegnet (+) på den første dagen du ønsker å bestille i første tilgjengelige ledige bestillingsfelt. Da skal det komme opp et delvis utfylt bestillingsskjema. Fyll ut de manglende feltene og juster avreisedato dersom det er nødvendig, og klikk på knappen merket Registrer bestilling.

Etter at du har registrert din bestilling får du opp en side med en bestillingsnotifikasjon. Over bestillingsnotifikasjonen er det en knapp med teksten Underrett bookingansvarlig om bestilling. Når du trykker på denne blir bookingansvarlig underrettet om bestillingen (med kopi til din egen epostkasse). Det er viktig at du passer på å gi bookingansvarlig beskjed om din booking på denne måten, slik at vi ikke får dobbeltbookinger.

Hvor mange soveplasser er det?

Villaen har to soverom. Det ene (101) har dobbeltseng, det andre (102) har to enkeltsenger. Se plantegning under.

Plantegning.

Du kan også komme til siden med plantegninger ved å klikke på lenken «Romplan» som du finner øverst til høyre i kalenderen.

Er jeg garantert et rom dersom det er ledig når jeg bestiller?

Nei. Først når det gjenstår mindre enn tre måneder til avreise, kan man regne bestillingen som “sikker”. Før det kan det være at andre går foran etter nærmere angitte “vikepliktregler”. Reglene gjelder inntil de endres av årsmøtet. Under følger en oversikt over hvilke rutiner og regler som legges til grunn.

Bestillinger gjøres i reservasjonssystemet på sameiets nettsted. Den første bestillingen i et bestem tidsrom registreres alltid på “hovedlisten”. Dersom det allerede er en bestilling på hovedlisten for de dagene man er interessert i, kan man registrere sin interesse ved å registrere en bestilling på “ventelisten”. Dersom man registerer seg på ventelisten, og det er mer enn tre måneder til avreise, og men mener ens egen bestilling har bedre prioritet enn den som befinner seg på hovedlisten, skal man kontakte bookingansvarlig å be om bestillingene bytter plass. Bookingansvarlig kan også av eget tiltak flytte bestillinger mellom hovedlisten og ventelisten, slik at det framgår av disse listene hvilken bestilling som har best prioritet, gitt retningslinjene under.

Retningslinjer:

  • Bestillinger som gjøres når det er mindre enn tre måneder til ankomst skjer etter prisippet “først til mølla”, uten hensyn til prioritet. Dette gjelder alle type bestillinger (eiere som selv skal bo i villaen, familie og venner som reiser alene, eksterne leietagere).
  • Dersom det er mer enn tre måneder til ankomst, og flere eiere som er interessert i reservere noen av de samme dagene, skal villaen reserveres for den bestilling som har best prioritet. Prioritet er beskrevet under.
  • Styret kan reservere villaen for kommersiell utleie uavhengig av tre-måneders-fristen. Før en slik reservasjon gjøres skal det sonderes blant medlemmene (pr. epost) om noen ønsker å bestille villaen til eget bruk i samme periode. Dersom ingen innen tre dager svarer bekreftende kan styret reservere villaen for kommersiell utleie.
  • Ved avbestillinger kontakter bookingansvarlig den som har lagt inn den bestilling på ventelisten med best prioritet og spør om vedkommende ønsker å bli flyttet opp på garantert plass.

Prioritet:

  1. Bestillinger for kommersiell utleie foretatt av styret har første prioritet etter at kontrakt om utleie er inngått (siden en kontrakt med en ekstern part som ikke kan slettes når den først er inngått). Bemark at styret plikter å sondere med eierene om mulige konflikter før kontrakt inngås.
  2. Bestillinger der eieren selv skal være til stede i villaen, evt. sammen med famile og/eller venner, har andre prioritet.
  3. Bestillinger som eieren foretar på vegne av nær famile (les: ektefelle, samboer og barn), men uten selv å være til stede, har tredje prioritet.
  4. Bestillinger som eieren foretar på vegne av venner, men uten selv å være til stede, har fjerde prioritet.
  5. Hvis det ved månedsskiftet tre måneder før ankomsdato er flere medlemmer som som har bestilt, og bestilingene har samme prioritet, gjelder at den som sist har booket huset til seg selv eller til venner har vikeplikt.
  6. Ved forøvrig lik prioritet vil den eldste bestillingen ha forrang.

Kort fortalt kan prinsippene bak “vikepliktsreglene” forklares slik:

  • Dersom det tre måneder til ankomstdato og det bare er en eier som har bestilt, så er prioritering uproblematisk: Den som har bestilt er garantert å få villaen (altså blir en reservasjon med ankomstdato 1. august stående dersom den er den eneste reservasjon den 1. mai.)
  • Er det mer enn tre måneder til ankomstdato, og flere har meldt fra at de ønsker huset i samme periode må man først finne ut hvilken bestilling som har beste prioritet, og dernest, dersom flere har samme prioritet, finne ut hvem som var der sist. Den som ikke var der sist har da forrang. Her vil telefon eler mail være et utmerket hjelpemiddel. Ved evt. tvister, som burde være helt unødig, er det Styret som har avgjør.

NB: Dersom det er mindre enn tre måneder dager igjen til ankomst, og din bestilling befinner seg på ventelisten selv om retningslinjene tilsier at den burde vært flyttet opp til hovedlisten, er du selv ansvarlig for å kontakte bookingansvarlig og be om at bookingen blir plassert på hovedlisten.

I den grafiske bookingkalenderen mangler avreisedagen!

Det stemmer.

Selv om datoen skifter ved midnatt, så er det mer praktisk å la et «gjestedøgn» vare helt fram til man står opp neste morgen. Den grafiske bookingkalenderen viser slike gjestedøgn, og de timene man benytter rommet etter midnatt avreisedagen «hører med» til gjestedøgnet som begynte kvelden før. Kanskje kommer det nye gjester som skal bruke rommet, og dermed bør avreisedagen stå åpen, slik at de kan booke rommet for å kunne sove der påfølgende natt.

Dersom noe fortsatt er uklart med hensyn til oppholdets varighet, så kan du se på datoene angitt i kvitteringen (bestillingsnotifikasjonen) du fikk tilsendt pr. epost når du booket, eller se på den tekstlige bookinglista. Her er skal det stå eksplistte datoer for ankomst og avreise som bør stemme med dine reiseplaner.

Hvordan bestiller jeg mer enn ett rom?

Ett og ett om gangen. Systemet lar deg ikke bestille flere rom samtidig. Sjekk først at tilstrekkelig antall rom er ledig på det tidspunktet du ønsker å bestille, og bestill så rommene ett for ett. Bestill først til deg selv, deretter til eventuelle gjester.

Vær oppmerksom på at hvert av rommene får et eget bestillingsnummer. Du kan godt betale for alle rommene samlet (for eksempel ved en enkelt innbetaling av totalbeløpet for samtlige rom i nettbank), men du må alltid føre opp samtlige bestillingsnummer i meldingsfeltet på innbetalingen. Økonomiansvarlig trenger å vite bestillingsnummer for å registrere din betaling.

Vær oppmerksom på at du i et gitt tidsvindu bare kan booke maksimalt to rom, derav høyst ett til deg selv, ett til medfølgende familie eller venner.

Jeg (eier) skal reise sammen med en ikke-eier – hva angir jeg som «Type» på bestillingsskjemaet?

Dersom minst en av de som skal bo på rommet er eier, er det alternativet «Eiere» som skal velges i Type-feltet. Alternativet «Venner med eiere» skal bare brukes når venner som reiser sammen med eiere bor på et separat rom.

Hva skal kommentarfeltet brukes til?

Kommentarfeltet bruker du dersom du ønsker å knytte en spesiell kommentar til din bestilling.

Dersom du for eksempel reiser til Spania for å arrangere eller delta i en festival eller utstilling kan du opplyse om dette i kommentarfeltet.

Du kan også bruke kommentarfeltet dersom du ønsker å gi bookingansvarlig en beskjed i samband med din reservasjon. Dersom kommentaren din kun er beregnet på bookingansvarlig bør du passe på å krysse av i feltet for «Skjult kommentar».

Det er plass til ca. 200 tegn (4 linjer) i kommentarfeltet.

Hvem kan se en «Skjult kommentar»?

Dersom det er krysset av i dette feltet er det den som har foretatt bestillingen, samt bookingansvarlig og andre med administrator-tilgang, som kan se kommentaren. Lar du feltet stå åpent er kommentaren synlig for alle som bruker bookingsystemet.

Hva skjer dersom flere forsøker å bestille samtidig?

Den personen som først trykker på knappen Registrer bestilling «vinner». Nestemann som forsøker å reservere samme rom får beskjed om at rommet allerede er reservert.

Det er ingen fare for dobbeltbestilling. Bak kulissene befinner det seg en relasjonsdatabase som skal kunne håndtere tusenvis av samtidige brukere.

Hvordan finner jeg mine bestillinger?

[Beskrivelse av søkefunksjonen kommer senere.]

Hvordan endrer jeg min bestilling?

Dersom eieren selv har foretatt reservasjonen gir systemet adgang til å endre og avbestille bookinger fram til det gjenstår 7 dager til ankomst. Etter dette kan du ikke foreta endringer selv, og du må kontakte webmaster for å få gjort dette.

For å endre eller avbestille går du inn i bookingsystemet og finner din booking. Klikk på denne. Nå får du opp opplysninger om din bestilling. Nederst på siden står det tre valg: Endre bestilling, Slett bestilling og Tilbake til romkalender.

Skal du endre en bestilling trykker du ganske enkelt på denne. Du kommer nå til et endringsskjema. Endre det du vil endre og trykk på Registrer bestilling nederst på siden. For å slette en bestilling er det samme prosedyren.

Hvorfor kan jeg ikke kansellere eller endre en bestilling?

Du kan ikke endre eller kansellere bestillinger som gjelder andre enn deg selv. For å endre en bestilling må du altså være logget på, og bestillingen må være knyttet til din eller partners konto. Videre er bestillinger er bindende når det er mindre enn 7 dager igjen til ankomst. Dersom du ønsker å endre eller kansellere en slik bestilling må du ta kontakt med bookingansvarlig.

Husk og oppgi hvilket bestillingsnummer henvendelsen gjelder dersom du har behov for å ta direkte kontakt med bookingansvarlig.

Hvem andre skal nedover?

Ved å klikke på lenken «Vis bookingliste» (du finner den på siden for eiere) kommer du inn på en side som gir en oversikt over samtlige registrerte bestillinger pr. dags dato. Her kan du se hvem andre som har reservert plass i villaen, og når disse har planlagt å reise.

Betaling

Hva koster oppholdet?

Prisene for opphold besluttes av styret, basert på de føringer som blir gitt på årsmøtet.

Oppdaterte priser finner du på nettstedet Casa Margarita under fanen "For eiere" (krever innlogging).

Betaling for overnatting skal skje senest 7 dager før ankomst. Ved eventuell avbestilling etter denne fristen er man forpliktet til å betale for den bestilte perioden og for de personer det er booket til.

Når du bestiller vil du få informasjon om antatt pris. Denne prisen er basert på utregninger i henhold til kriteriene som er nevnt ovenfor. Hvis du bestiller via Internett vil prisen og bestillingsnummer bli sendt til deg som epost. Du kan til enhver tid gå inn å sjekke prisen på en hvilken som helst booking ved å klikke på bestillingsnummeret.

Vil jeg få tilsendt faktura?

Nei.

Bestillingsnotifikasjonen angir det beløpet du skal betale, sameiets bankkontonummer, et bestillingsnummer, samt tidsfristen for betaling. Du må selv innen tidsfristen sørge for å overføre riktig beløp til sameiets bankkontonummer på den måten du selv finner mest hensiktsmessig. Du kan for eksempel betale ved direkte overføring til konto i din nettbank, eller du kan bruke bankgiro. Uansett hvilken betalingsform du velger, må du huske å påføre innbetalingen det eller de bestillingsnummer betalingen gjelder for.

Kan jeg betale for mer enn en bestilling i samme innbetaling?

Jada. Dersom du ønsker å betale for flere rom (f.eks. til familie og venner du har reist sammen med), er det ingen ting i veien for å betale for alle rommene samlet når du betaler i nettbank eller på annen måte. Men du må alltid føre opp samtlige bestillingsnummer i meldingsfeltet på innbetalingen. Økonomiansvarlig trenger å vite bestillingsnummer for å registrere din betaling.

Hvorfor får jeg purring på betaling for et opphold jeg allerede har betalt?

Det er meget viktig at meldingsfeltet på innbetalingen for overnattingsgebyret inneholder bestillingsnummeret. Bestillingsnummeret framgår blant annet av bestillingsnotifikasjonen som du får tilsendt på epost dersom du bestiller rom via web. Bestillingsnummeret brukes for å knytte en innbetaling til et bestemt opphold. Hvis man unnlater dette kan man risikere at innbetalingen blir feilregistrert og da får man et nytt krav om innbetaling selv om man allerede har betalt.

Jeg er forhindret fra å reise. Må jeg betale?

Dersom det er mindre enn 7 dager igjen til ankomst må endringer i booking gjøres gjennom bookingansvarlig.

Ved avbestilling når det er mindre enn 7 dager igjen til ankomst er man forpliktet til å betale. Eventuell refusjon pga. sykdom eller andre forhold man selv ikke kan lastes for må i så fall dekkes av reiseforsikringen.

Administrasjon

Hvordan melder jeg fra om adresseforandring?

Klikk på lenken «Min profil» (du finner den i toppmenyen når du er logget inn). Når du klikker på denne får du opp en side med all kontaktinformasjon knyttet til din profil (adresse, telefonnummer, epost-adresse, etc.). Slett teksten som er feil og fyll inn riktige data. Når du har rettet opp samtlige felt med feil trykker du på knappen med teksten Lagre.

Nå vil riktig kontaktinformasjon være lagret i databasen.

Hvordan registrerer jeg at jeg har endret epost-adresse?

På samme måte som du melder fra om adresseforending (se svaret på forrige spørsmål.)

Hvordan endrer jeg passord?

Ved å klikke på lenken «Min profil» (du finner den i toppmenyen når du er logget inn). Når du klikker på denne får du opp en side der du kan endre passordet.

Passordet kan bestå av opp til ti tegn. Du kan bruke både tall, bokstaver i passordet. Vær også oppmerksom på at det er forskjell på små og store bokstaver.

Diverse

Jeg har akkurat endret en bestilling, men endringen min vises ikke i kalenderen?

Det skjer av og til på web at «gamle» sider mellomlagres i hurtigbuffer (cache). Du kan vanligvis få lastet en frisk kopi av en slik side ved å trykke på Oppdater, Refresh, Reload eller lignende i din nettleser mens du holder Shift-tasten nede.

Hvorfor har kolonnene ulik bredde?

Systemet er satt opp slik at det forsøker å spare på plassen i bredden, slik at flest mulig bestillingsfelt er synlig uten sideveis rulling.

Logg inn for å kommentere.

Du må være logget på for å lese kommentarer, og for å kunne skrive en kommentar i denne bloggen.

This page is from: http://roomsaxs.com/content/faq.php